Jij inspecteert.De AI schrijft het rapport.En regelt je backoffice.

Aanvragen uit je mailbox

Mail uit de gekoppelde Gmail-mailbox, het websiteformulier en telefoontjes die je zelf intikt komen in één lijst binnen, nieuw bovenaan, met de herkende plaag erbij en de klant opgezocht op e-mailadres of telefoonnummer. Een collega die er al in zit zie je staan; niets gaat op slot.

Triage in vier knoppen

Vanuit een aanvraag plan je een bezoek, maak je een offerte, zet je er een taak op of beantwoord je hem in de app. De mail gaat door je eigen mailbox en blijft aan het gesprek hangen. Sluiten kan alleen met een reden.

Taken met een eigenaar en een datum

Taken ontstaan waar ze horen: uit een geaccepteerde offerte, uit een aanbeveling die is overgenomen, uit een aanvraag, en uit de nachtelijke contractronde als er niets past. Een taak 'plan het bezoek' verdwijnt zodra het bezoek geboekt is, niet als iemand een vinkje zet.

Meldingen die ergens over gaan

Geboekt, verplaatst of geannuleerd; een bezoek dat niet in rekening is gebracht en waarom; een factuur die te laat is; een vakbekwaamheid die verloopt; een tablet die vastloopt met een geweigerde schrijfactie. Geen ruis, wel de dingen waar iemand achteraan moet.

Offline is geen noodstand

Elke schrijfactie gaat vanaf het eerste scherm door de wachtrij. Een heel bezoek in een kelder (bevindingen, foto's, producten, handtekening, afronding) landt precies één keer zodra er weer bereik is, ook als de app tussendoor is afgesloten. Alleen een paar dingen wachten echt op verbinding, en elk zegt dat in een zin.

Controlepunten in looproute

Verdiepingen als tabs met een teller, markers op de plattegrond, en per punt de status, een consumptieschuif, de soort, een notitie en foto's. Een punt dat niet bereikbaar was vraagt om een reden én om hoe je er de volgende keer wél bij komt, en die zin staat er het volgende bezoek onder.

Plaatsing bij het eerste bezoek

Bij bezoek 1 zet je de stations op de plattegrond, in looproute. Een bestrijdingsmiddel zegt vooraf welke verwijderdatum het meebrengt en boekt zijn eigen verwijderbezoek: een wettelijke datum die je wel kunt vervroegen, maar niet annuleren.

Bevindingen, risico's en aanbevelingen

De bevindingen per plaagdier rollen uit de controlepunten; niets wordt twee keer ingetikt. Daaruit schrijft de AI de risico's en de aanbevelingen, met de catalogus als terugval als het model niet antwoordt. Je accepteert, herschrijft in één taal of wijst af. Alleen wat geaccepteerd is komt in het rapport.

Handtekening aan de deur

De klant ziet een samenvatting in zijn eigen taal: wat er is gedaan en gevonden, de geaccepteerde risico's en aanbevelingen, en de gebruikte middelen met hun verwijderdatum. Geen prijs en geen facturatie. Is er niemand, dan leg je vast waarom en hoe je binnen bent gekomen, en dat staat in het rapport.

Rapport dezelfde dag, en de afrondcheck

Op elke stap staat wat er nog open is en welke sectie het oplost, dus je weet het terwijl je er nog staat. Is alles rond, dan gaat het rapport er als PDF uit: opgebouwd uit de geaccepteerde regels, in de taal van de klant, met Reply-To naar je eigen adres.

Offerte in tien stappen

Klant, locatie, plagen, plaagdetails, risico's, maatregelen, aanbevelingen, producten, opmerkingen, controle. De risico's en maatregelen schrijft de AI uit de plaagdetails; productvoorstellen vraag je zelf aan, zodat de prijs van jou blijft. Elke stap wordt bewaard, dus halverwege weglopen kost niets.

Acceptatielink voor de klant

De offerte gaat als PDF de deur uit met een link erbij. De klant accepteert of wijst af zonder account en zonder inlog, met een opmerking of een reden. Een akkoord maakt meteen een taak met die opmerking eraan; een afwijzing opent de taak waar de offerte uit kwam. Een offerte wordt niet getekend. De klik is het bewijs; het bezoek is wat getekend wordt.

Factureren aan de deur

De monteur beslist ter plekke of dit bezoek gefactureerd wordt; een contract zet de standaard, niet het besluit. De regeleditor is de enige plek waar een prijs verandert, met het afgesproken contracttarief als startprijs en de catalogusprijs ernaast. Contant of pin aan de deur gaat zonder bereik gewoon de wachtrij in.

De geldlijst: zeven fases

Rapport niet verstuurd, facturatie niet beslist, concept, verstuurd, te laat, betwist, en contractperiode te factureren. Elk met een aantal, een bedrag en de ouderdom van het oudste stuk. Gesorteerd op hoe lang het geld al ligt, niet op factuurnummer.

Aanmaningen, geschillen en creditnota's

De herinnering gaat zeven dagen na de vervaldatum vanzelf de deur uit; de aanmaning blijft een besluit van een mens, met een zakelijke en een particuliere tekst. Een geschil pauzeert de ladder, een deelbetaling houdt de factuur open, en een creditnota keert een hele factuur om in een eigen nummerreeks.

Btw, het kwartaal en de boekhouder

Btw per tarief op elke regel en in de totalen, het kwartaal op factuurbasis, en een export voor de boekhouder waarin ook geannuleerde nummers staan. De server rekent elk totaal opnieuw en dat cijfer wint; het scherm rekent alleen mee voor wat je ziet.

Klanten en locaties

Een klant met zijn locaties, contactpersonen en taal. Het KvK-nummer vult de naam en het adres in, en per locatie leg je de voorkeursdag en de behandeluren vast: het venster waarbinnen de planner een bezoek zet. Een bakkerij wordt vóór openingstijd behandeld, een keuken erna.

Plattegronden met controlepunten

Upload per verdieping een plattegrond (een foto van het plan aan de muur is genoeg) en zet de controlepunten erop in looproute. De kleur van een marker is de laatste status, de positie is de route, en één tik opent de geschiedenis van dat punt.

Een jaar per controlepunt

Per station: datum, bezoek, status, consumptieband, soort, foto's en wie er was, met het middelenlogboek en de toelatingsnummers eronder. Als PDF voor de map van de klant: precies de vraag die een inspecteur stelt, in één scherm.

Contractgezondheid

Vier getallen in plaats van een verlengkalender: achter op schema, loopt af binnen 60 dagen, volgend bezoek niet ingepland, en geleverd en lopend. Elk met het bedrag per jaar dat op het spel staat. Een contract dat achterloopt én bijna afloopt staat bovenaan, want dat is degene die je kwijtraakt.

Producten en middelen

Toelatingsnummer, eenheid, prijs en btw-tarief; een bestrijdingsmiddel krijgt een verwijdertermijn. Wat op een bezoek gebruikt is wordt gekopieerd en niet opgezocht, zodat een rapport van september niet verandert als je de catalogus aanpast. Een monteur maakt aan de deur een product aan; kantoor kijkt de prijs later na.

Bewijs in drie tikken

Het getekende rapport van een bezoek is in drie tikken terug te vinden, met één pil die op elk scherm hetzelfde zegt: getekend, niet getekend, of niet getekend met de reden erbij.

Vragen in gewone taal

Wat is mijn volgende bezoek? Wie is er maandag vrij in Utrecht? Welke facturen zijn te laat? Typen is de standaard; spreken kan ernaast, en wat er verstaan is staat er eerst, met een knop om het te corrigeren.

Lezen mag vrij, schrijven pas na een tik

De assistent leest zelf, maar boekt, verplaatst of annuleert niets zonder dat jij op een bevestigingskaart tikt. Eén kaart per handeling, nooit een stapel tegelijk, en de bevestiging is geen knop die het model zelf kan indrukken.

Onder elk antwoord staat wat er gecontroleerd is

Onder elk antwoord staat 'Gecontroleerd: de dag van Jan · 3 tijden · De Vries (1 match)'. Elk feit in een antwoord komt uit iets dat op dat moment is opgevraagd, niet uit het geheugen van een model.

Volgt je rol, niet je apparaat

Een monteur in de bus heeft op zijn telefoon dezelfde mogelijkheden als op de tablet: zijn eigen dag, een klant, de historie van een locatie, en 'Ik ben onderweg'. Facturen en aanvragen zijn er voor kantoor, op welk apparaat dan ook.

Eén app voor kantoor en veld

Het kantoorportaal en de veld-app zijn dezelfde webapplicatie, getekend op een tablet die rechtop staat; een desktop krijgt dezelfde schermen met meer ruimte. Voor Android is er een installeerbare build, zodat de tablet in de bus offline doorwerkt en foto's lokaal blijven staan tot ze verstuurd zijn.

Meeverhuizen van je huidige systeem

De overstap is een stap die wij doen, geen zelfbedieningsimport: wij nemen je klanten, locaties en contracten door, zetten ze over en lopen ze met je na voordat er iemand op vaart.