Van de eerste mail om half acht tot de laatste factuur om half zes: waar de app precies iets doet, en wat het je scheelt.
Marieke doet de planning en de administratie; Jan is de monteur die de bezoeken rijdt. Ze werken in dezelfde app, op dezelfde gegevens. Marieke zit meestal achter een scherm op kantoor, Jan werkt op een tablet die rechtop in de bus ligt.
Hieronder staat hun dag in tien stappen. Bij elke stap: hoe het er in het echt aan toegaat, en wat de app op dat moment doet. Niets hiervan is een toekomstplan; het is hoe het product in elkaar zit.
Van nieuwe aanvraag tot een verstuurd rapport en factuur: volg per rol welke stap daarna komt.
1. Administratie
De administratie beoordeelt het werk, maakt er een taak van en plant het bezoek in.
Er komt een vraag binnen over plaagdieren bij een klant of prospect.
In de app
De aanvraag staat met contactgegevens en de herkende plaag klaar om te beoordelen en aan de juiste klant te koppelen.
De aanvraag wordt concreet werk voor het team.
In de app
De administratie maakt een taak, vult de benodigde informatie aan en wijst hem toe aan de juiste monteur.
De klant en monteur hebben een passend moment nodig.
In de app
De planner laat beschikbare momenten zien met de reden erbij, zodat de administratie met vertrouwen een bezoek boekt.
2. Bij de klant
De monteur werkt de ronde af, legt bevindingen vast en rondt het bezoek af met de klant.
De monteur ziet alleen het werk dat vandaag voor hem of haar klaarstaat.
In de app
Vandaag toont het geplande bezoek met de locatie, contactpersoon en een duidelijke startactie.
De monteur loopt de locatie af en controleert wat er op het plan staat.
In de app
Controlepunten volgen de looproute; status, activiteit, soort en foto’s worden direct vastgelegd of veilig bewaard tot er weer verbinding is.
De monteur legt vast wat er is gezien en wat dat betekent voor de klant.
In de app
Observaties, plaagdieren en foto’s vormen samen de bevindingen voor de analyse en het rapport.
De klant ziet wat er is gedaan en gevonden voordat het bezoek wordt ingediend.
In de app
De klant tekent de samenvatting, of de monteur legt vast waarom er niet is getekend. Daarna is het bezoek klaar voor de administratie.
3. Na het bezoek
Na een ingediend bezoek kunnen rapport en factuur naar de klant. Een monteur kan dit ook met de juiste rechten.
Het ingediende bezoek wordt duidelijke documentatie voor de klant.
In de app
De administratie verstuurt het rapport en maakt of verstuurt de factuur. Een monteur kan dit ook wanneer de juiste rechten zijn gegeven.
Het werk is verstuurd, maar niet alles is direct afgerond.
In de app
De administratie ziet welke rapporten, facturen of vervolgacties nog aandacht nodig hebben.
Bij een eenmanszaak kan één persoon alle drie de delen doen. Rechten bepalen nog steeds wie een rapport of factuur mag versturen, waar diegene ook werkt.
We lopen hem graag met je door, op je eigen klanten en locaties.