Privacyverklaring

1. Wie wij zijn en in welke rol

PestHulpApp is software voor plaagdierbeheersing, geleverd door Brightnsolutions vanuit Nederland. U bereikt ons op de adressen in paragraaf 13.

In deze verklaring worden twee verschillende relaties beschreven, en het maakt uit welke op u van toepassing is:

• Bent u onze klant — een plaagdierbeheersingsbedrijf dat de software gebruikt — dan zijn wij verwerkingsverantwoordelijke voor uw accountgegevens en verwerker voor alles wat u in het platform zet.
• Staan uw gegevens in het platform omdat een plaagdierbeheersingsbedrijf bij u langs is geweest, dan is dat bedrijf verwerkingsverantwoordelijke. Wij verwerken uw gegevens in hun opdracht. Richt u zich eerst tot hen; wij helpen hen om u te antwoorden.

Waar wij verwerker zijn bepalen wij niet welke gegevens worden verzameld of waarom. Wij handelen naar de instructies van onze klant en naar wat de wet ons voorschrijft.

2. Welke gegevens wij verwerken

Accountgegevens (wij zijn verantwoordelijke)

Naam, zakelijk e-mailadres, bedrijfsnaam, rol, gehasht wachtwoord, en de inlog- en auditgegevens die nodig zijn om het account te beveiligen.

Platformgegevens (wij zijn verwerker)

Alles wat een plaagdierbeheersingsbedrijf tijdens het werk vastlegt: klanten en contactpersonen, adressen van panden, geplande en uitgevoerde bezoeken, aangetroffen plaagdieren en de ernst daarvan, aflezingen van controlepunten, toegepaste middelen met hoeveelheid en toelatingsnummer, foto's die ter plaatse zijn gemaakt, geschreven aanbevelingen, handtekeningen van klanten, offertes, rapporten en facturen.

Postvakgegevens (wij zijn verwerker)

Als een bedrijf een postvak koppelt: de inhoud van berichten die wij herkennen als aanvraag over ongedierte, en de gegevens die wij daaruit halen. Zie paragraaf 4.

Technische gegevens

IP-adres, browser- en apparaattype, tijdstempels, en fout- en toegangslogs. Die bewaren wij om de dienst te leveren, storingen te onderzoeken en misbruik te signaleren.

Wat wij bewust niet verwerken

Wij verwerken geen betaalkaartgegevens — er is geen betaalkoppeling. Wij verzamelen geen bijzondere categorieën persoonsgegevens en vragen klanten die ook niet in vrije tekstvelden vast te leggen.

3. Waarom wij verwerken, en op welke grondslag

• Om de dienst te leveren waarvoor u zich heeft aangemeld — uitvoering van een overeenkomst.
• Om accounts te beveiligen en misbruik te onderzoeken — gerechtvaardigd belang.
• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder het bewaren van gegevens over biocidegebruik — wettelijke plicht.
• Om een postvak te koppelen en aanvragen te lezen — toestemming, gegeven door een beheerder en op elk moment in te trekken.
• Om betrouwbaarheid te verbeteren en storingen te onderzoeken — gerechtvaardigd belang, met zo min mogelijk gegevens.

4. Google-gebruikersgegevens (Gmail)

PestHulpApp kan verbinding maken met een Gmail-postvak zodat aanvragen die per e-mail binnenkomen automatisch werk worden. Hieronder staat precies wat dat inhoudt, omdat hier de meeste vragen over komen, en het is geschreven om nagelezen te worden.

4a. Limited Use-verklaring

Het gebruik en de overdracht door PestHulpApp van informatie die via Google API's is ontvangen, voldoet aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten.

5. Wie de gegevens verder verwerken

Wij gebruiken een klein aantal leveranciers, elk onder een verwerkersovereenkomst. Wij voegen er geen toe zonder deze lijst bij te werken.

• Google Cloud Platform (EU-regio's) — hosting, database, bestandsopslag en sleutelopslag.
• Google Vertex AI (europe-west4) — automatische herkenning van aanvragen en het opstellen van rapporttekst. Niet gebruikt voor modeltraining.
• Google Maps Platform — geocodering van pandadressen en rijtijden daartussen, voor het plannen van de route van een technicus. Adressen gaan mee; namen niet.
• Google Firebase — hosting van deze website.
• Onze e-mailleverancier — bezorging van rapporten, offertes, facturen en servicemeldingen.

6. Waar de gegevens staan

Klantgegevens staan in datacenters binnen de EU. Enkele bovenstaande leveranciers hebben hun hoofdkantoor in de VS; waar verwerking buiten de EER plaatsvindt, gebeurt dat onder de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Wij kiezen EU-regio's waar een leverancier die biedt — daarom is de AI-verwerking vastgezet op europe-west4 en niet op een wereldwijd eindpunt.

7. Hoe lang wij bewaren

• Accountgegevens — zolang het account bestaat, daarna twaalf maanden.
• Platformgegevens — bepaald door onze klant; verwijderd op hun instructie of bij beëindiging van het account, met inachtneming van de volgende regel.
• Gegevens over biocidegebruik — bewaard voor de termijn die de Nederlandse regelgeving voorschrijft, omdat ze ook na beëindiging beschikbaar moeten blijven voor inspectie.
• Facturen en financiële administratie — zeven jaar, zoals de Nederlandse belastingwet vereist.
• Technische logs — negentig dagen.
• Postvaksleutels — direct verwijderd bij loskoppelen.

8. Hoe wij ze beschermen

• Versleuteling tijdens transport (TLS) en in rust.
• Ieder record hoort bij één bedrijf; query's kunnen die grens niet passeren.
• Toegang tot productie is beperkt tot wie die nodig heeft, en wordt gelogd.
• Sleutels staan in een beheerde secret store, nooit in de database of de broncode.
• Wachtwoorden worden gehasht en zijn nooit leesbaar op te vragen.

9. Uw rechten

Op grond van de AVG kunt u:

• Opvragen welke persoonsgegevens wij van u hebben en daar een kopie van krijgen
• Onjuiste gegevens laten corrigeren
• Verwijdering van uw gegevens vragen
• Bezwaar maken tegen de verwerking, of beperking vragen
• Uw gegevens in een overdraagbare, machineleesbare vorm ontvangen
• Gegeven toestemming intrekken, zonder gevolgen voor wat daarvoor rechtmatig was
• Een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Schrijf naar het privacyadres in paragraaf 13. Wij antwoorden binnen een maand. Zijn de gegevens bij ons gekomen via een plaagdierbeheersingsbedrijf, dan verwijzen wij u naar hen, omdat het hun dossier is — en helpen wij hen te antwoorden.

10. Cookies

Deze website gebruikt alleen wat nodig is om de pagina te tonen en uw taal te onthouden. Wij gebruiken geen advertentie- of trackingcookies. De applicatie zelf bewaart een sessietoken zodat u ingelogd blijft.

11. Als er iets misgaat

Raakt een incident persoonsgegevens, dan melden wij dat waar de wet dat vereist binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens, en informeren wij getroffen klanten zonder onnodige vertraging over wat wij weten en wat wij eraan doen.

12. Kinderen

De dienst is bedoeld voor bedrijven en richt zich niet op kinderen. Wij verzamelen niet bewust gegevens van personen onder de 16.

13. Contact

Privacyvragen, of om een recht uit te oefenen

Voor alles wat met uw persoonsgegevens te maken heeft — een kopie, een correctie, verwijdering, bezwaar, een klacht, of een vraag over deze verklaring — schrijft u naar ons privacyadres. Vermeld waar u om vraagt en, als u dat weet, om welk plaagdierbeheersingsbedrijf het gaat, zodat wij het juiste dossier kunnen vinden. sales@regproconsultancy.nl

Verkoop, prijzen en algemene vragen

Voor prijzen, een demo, onboarding, contractvragen of iets over uw account schrijft u naar ons verkoopadres. Wij antwoorden in het Nederlands of Engels. sales@regproconsultancy.nl

Wijzigingen in deze verklaring

Wij passen deze pagina aan wanneer onze werkwijze verandert. De datum bovenaan geeft altijd de huidige versie weer, en wezenlijke wijzigingen kondigen wij vooraf in de applicatie aan.